Cómo calcular la nómina en México: guía paso a paso

Calcular la nómina en México es sumar lo que cada persona gana, restar lo que la ley manda retener y pagar el neto a tiempo. Parece una cuenta sencilla, pero en cada paso intervienen la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Ley del Seguro Social. Esta guía recorre el proceso completo, con un ejemplo numérico y los controles que evitan errores.

Qué es la nómina y qué normas la regulan

La nómina es el proceso periódico mediante el cual la empresa determina, paga y comprueba las remuneraciones de su personal. Tiene tres capas que conviene distinguir: la laboral (cuánto debe pagarse según la LFT y el contrato), la fiscal (cuánto ISR se retiene y cómo se comprueba con el CFDI) y la de seguridad social (cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT).

Un error en cualquiera de las tres tiene consecuencias distintas: reclamaciones del trabajador, multas del SAT o créditos fiscales del IMSS. Por eso el cálculo debe seguir un orden fijo y dejar evidencia en cada etapa.

Paso 1: valida los datos maestros

Antes de calcular, confirma que la información de cada persona esté completa y vigente.

• Fecha de ingreso, antigüedad y tipo de contrato
• Salario diario y periodicidad de pago (semanal, quincenal o mensual)
• Salario base de cotización (SBC) registrado ante el IMSS
• RFC, CURP, número de seguridad social y código postal fiscal
• Descuentos vigentes: INFONAVIT, FONACOT, pensión alimenticia

La mayoría de los rechazos de timbrado y de las diferencias con el IMSS nacen aquí, no en la fórmula.

Paso 2: concentra las incidencias del periodo

Las incidencias son todo lo que modifica el pago normal: faltas, retardos con descuento, incapacidades, horas extra autorizadas, primas dominicales, días festivos laborados, vacaciones disfrutadas, bonos y comisiones. Deben llegar al área de nómina con una fecha de corte y con autorización, idealmente desde el sistema de asistencia.

Establece un calendario fijo: cierre de incidencias, cálculo, revisión, autorización, timbrado y dispersión. Un calendario respetado reduce las correcciones a última hora.

Paso 3: calcula las percepciones

Las percepciones son todo lo que se paga a la persona en el periodo. La base es el salario diario multiplicado por los días pagados; a eso se suman los conceptos variables.

• Sueldo: salario diario × días del periodo
• Horas extra: las primeras nueve a la semana se pagan al doble y las siguientes al triple
• Prima dominical: al menos 25% del salario de un día por quien trabaja en domingo
• Bonos, comisiones, vales y otras prestaciones pactadas

Ejemplo ilustrativo: una quincena de 15 días con salario diario de $500 genera $7,500 de sueldo. Si además se pagan tres horas extra dobles (a $125 cada una), se suman $375, para un total de percepciones de $7,875.

Paso 4: calcula las deducciones

Las deducciones se calculan sobre bases distintas. El ISR se determina sobre las percepciones gravadas del periodo con la tarifa vigente (y, en su caso, el subsidio para el empleo). La cuota obrera del IMSS se calcula sobre el salario base de cotización. Después se agregan los descuentos autorizados.

• ISR retenido
• Cuota obrera del IMSS
• Descuento de crédito INFONAVIT
• Descuento de FONACOT
• Pensión alimenticia por mandato judicial
• Otros descuentos con consentimiento del trabajador

Recuerda que los descuentos por anticipos o deudas con el patrón tienen límites legales y que el salario es una prestación protegida: no se admiten multas ni descuentos arbitrarios.

Paso 5: obtén el neto a pagar

El neto es la diferencia entre percepciones y deducciones. Siguiendo el ejemplo anterior, con cifras ilustrativas de $620 de ISR y $190 de cuota IMSS, el neto sería $7,875 − $620 − $190 = $7,065. Los importes reales dependen de la tarifa y los valores vigentes.

Antes de pagar, compara el resultado contra el periodo anterior. Variaciones inexplicables en el total de percepciones, en el número de personas o en el neto promedio suelen indicar un error de captura.

Paso 6: timbra, dispersa y cumple

Con el cálculo validado se emite el CFDI de nómina por cada persona, se dispersa el pago y se entrega el recibo. Después vienen las obligaciones periódicas: enterar el ISR retenido (a más tardar el día 17 del mes siguiente), pagar las cuotas del IMSS (también con vencimiento el día 17 en el caso de las mensuales) y cubrir el impuesto estatal sobre nómina.

Conserva el XML, la evidencia de pago y los comprobantes de las contribuciones: son indispensables para deducir los sueldos y para una eventual auditoría.

Errores frecuentes y cuándo automatizar

Los errores más comunes son un SBC desactualizado, tarifas de ISR de un ejercicio anterior, horas extra sin autorización, altas y bajas fuera de plazo y recibos con datos fiscales incorrectos. Se previenen con validaciones automáticas, un calendario estricto y una revisión por una persona distinta de quien capturó.

Cuando la plantilla crece, el cálculo en hojas de cálculo se vuelve frágil. Un sistema de nómina integrado con asistencia, IDSE y timbrado reduce el tiempo de cierre y deja trazabilidad. Y si prefieres no operar el proceso internamente, existe la opción de la maquila de nómina.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal, fiscal ni contable. La normativa cambia con frecuencia: confirma la información vigente en fuentes oficiales (DOF, STPS, IMSS, SAT) o con un especialista antes de tomar decisiones.