Timbrado de nómina: proceso, plazos y cancelación
El CFDI de nómina es el comprobante fiscal digital con el que la empresa documenta los pagos a su personal. Sin él, no hay deducción ni se acredita la retención de ISR. Esta guía explica cómo es el proceso de timbrado, qué datos validan el SAT y el PAC, y cómo corregir o cancelar un recibo.
Qué es el CFDI de nómina
Es un comprobante tipo nómina con un complemento donde se detallan las percepciones, deducciones y otros pagos del periodo. Es emitido por el patrón y timbrado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que le asigna un folio fiscal (UUID) y lo reporta al SAT. Se entrega al trabajador en XML y PDF.
Requisitos de la versión vigente
La versión 4.0 del CFDI exige que los datos del receptor coincidan exactamente con los del SAT.
- Nombre o razón social, RFC, código postal fiscal y régimen fiscal del receptor (sueldos y salarios: régimen 605)
- Uso del CFDI: nómina (CN01)
- CURP, número de seguridad social y fecha de inicio de la relación laboral
- Antigüedad expresada en semanas
- Tipo de contrato, tipo de jornada, régimen de contratación y periodicidad de pago
- Salario base de cotización y salario diario integrado
Verifica estos datos antes de timbrar; un RFC con nombre o régimen distinto al registrado provoca el rechazo.
Percepciones, deducciones y otros pagos
Cada concepto debe reportarse con su clave del catálogo del SAT, su importe gravado y su importe exento. Por ejemplo: sueldos, aguinaldo, PTU, horas extra, prima vacacional y prima dominical, entre las percepciones; seguridad social, ISR, pensión alimenticia y descuento por incapacidad, entre las deducciones; y el subsidio para el empleo, como otro pago. Consulta siempre el catálogo vigente: las claves se actualizan.
Plazos y periodicidad
El CFDI debe emitirse por cada pago, en los plazos que fijen las reglas del SAT vigentes, que en general se vinculan con la fecha de pago. Si hay pagos extraordinarios (aguinaldo, PTU, finiquito), se emiten comprobantes separados. Revisa la regla vigente cada año.
Qué valida el PAC y causas de rechazo
Antes de timbrar, el PAC verifica la estructura del XML, los catálogos, los totales y los datos de emisor y receptor. Los rechazos más comunes son un RFC o régimen no coincidente, un código postal incorrecto, importes que no cuadran, claves mal asignadas, fechas fuera de periodo o antigüedad mal calculada. Un buen sistema valida antes de enviar.
Cancelación y sustitución
Cuando un comprobante tiene errores se puede cancelar indicando el motivo: con errores y relación a un nuevo CFDI, con errores sin relación, porque la operación no se llevó a cabo, entre otros. En nómina, lo habitual es emitir un nuevo recibo que sustituya al anterior y cancelar el original con la relación correspondiente. Respeta los plazos que fije el SAT y conserva el acuse de cancelación.
Buenas prácticas
Valida los datos maestros cada periodo, concilia el total timbrado con la nómina contable, conserva los XML por el plazo legal, entrega los recibos al personal por correo o portal y automatiza el timbrado y el reporte de errores. Cuando se timbra mal con frecuencia, normalmente el problema está en los datos maestros, no en el cálculo.
Preguntas frecuentes
¿Debo timbrar la nómina aunque pague en efectivo?
Sí. El CFDI es obligatorio para comprobar y deducir el pago, independientemente de la forma de pago.
¿Qué es el UUID?
Es el folio fiscal único que identifica cada CFDI.
¿Puedo timbrar con un RFC genérico?
Para CFDI de nómina se requiere el RFC real de la persona.
¿Quién timbra si uso maquila de nómina?
Depende del contrato: el proveedor puede emitir los comprobantes a nombre de tu empresa con los certificados que le proporciones.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal, fiscal ni contable. La normativa cambia con frecuencia: confirma la información vigente en fuentes oficiales (DOF, STPS, IMSS, SAT) o con un especialista antes de tomar decisiones.